しぃぶろぐ。

仕事とか技術関係のこと。

予定とタスクと実績の管理と記録について試行錯誤中

まあ、社会人になってからこっちずっと試行錯誤中なんですが。

しばらくこれでやってみよっかなという形がおぼろげながら固まってきたのでまとめてみます。

三行まとめ

  • 職種が職種なので予定もタスクも管理はぜんぶデジタル

  • todoist + GoogleCalendar + toggl (基本はブラウザ)

  • アナログは別のことに使うよ

今まで

ご多分に漏れずアナログからデジタルまでいろんな方法試してました。

手帳は毎年一冊買いますし、よさそうなサービスがあったら今でもさくっとアカウント作っちゃいます。

そんなこと続けていると、情報が分散→断片化→消失の憂き目に会うんですよね。 もっと言ってしまえば、更新たるくてメンテしなくなりメンテされないから開きもしなくなるという……。

まあ、そんなことを何年も何年も(今現在においても)繰り返しています。

流石に疲れてきたので、仕組みをルール化して少ない頭のリソースを少しでも他に振り分けるぞ!と今年は奮起したわけです。

大まかな説明

メインはブラウザ(Vivaldi)で開いた、todoistとtoggl です。

仕事中は常に開きっぱなし。togglのChrome拡張もいれてます。

todoist と GoogleCalendar の連携も有効にしています。

todoist

ja.todoist.com

オンラインのシンプルなTodoリストです。 仕事のタスクも家のタスクもぜーんぶ一元化してます。しないと意味が無いのでがんばります。

タスクは一元化できれば、モノはなんでも良いと思います。

タスク管理で大事なのは「何でやるか」ではなくて、

  • 個々のタスクの粒度を限界まで下げる
  • 仕事プライベート限らずすべてを一元化する

の2つが何より大事だと思います。(今もってできてないので頑張ってる最中ですけど)

なんでもいい中で今のところこれを使っている理由は、単純な見た目や操作性が気持ちいいからです。 何が気持ちいいかっていうと基本的なことは全部キーボードで終わるんですよ。もうね、こういう仕事してるとね。マウスのために手を離したくないんですよ。

そういう理由なので、他に良いのがあったらそっちに乗り換えるかもしれないです。

GoogleCalendar

これは説明要らないですよね?

今はやっていないですが、主人との予定の共有に大活躍していました。

注:今は家族間の予定管理はTimeTreeにシフトしちゃいました。これはこれで便利。

timetreeapp.com

共有をはずした+GoogleHomeさんを買った の2つが重なったので、もう予定管理にガッツリ使ってしまおうかと思い、todoistとの連携をいれました。

GoogleHomeさんにかならず朝「おはよう」と(天気とニュースのために)声をかけているのですが、そこに予定の読み上げが加わってくれました。嬉しい。

連携するとカレンダーで時間や日付をずらすとtodoistの時間や日付も移動してくれるのでありがたいです。

あとで再度書きますが、単純なリスト(todoist)になっている状態から予定(GoogleCalendar)にすることで、自分のキャパシティとか一日の流れのイメージとかつかみやすいです。

なにより次に何しようを考える余地がなくなるのがよいですよね!!

toggl

Toggl - Free Time Tracking Software

これはまぁ、不要な人には不要だと思います。

togglのchrome拡張を入れると、todoistのタスクにマウスオーバーするとタイマー起動できるようになるんですよ。

それとchrome拡張には簡単ではありますがポモドーロ機能もついているので、作業に集中するために使っています。(じゃないとすぐに生産性を下げる某所に入り浸っちゃいますからね!!!)

あと、個人の仕事のほうの見積もり精度がまだまだ甘いので、戒めのためにも計測しています。。。記録とっていると思えばあっちの作業したりこっちの生産性を下げたりしようと思えないですからね!

一日の流れ

GoogleHomeさんに天気とニュースを聞きつつ、今日の時間が決まっている予定を聞きます(読み上げてくれるのは、時間が決まっている予定を直近3件までなので注意)。

朝の電車内でtodoistを確認し、漏れている予定があれば追加し今日でなくても良い予定があれば別日に移動します。

オフィスに着いて始業時間になる前までの間に、GoogleCalendarで各タスクを適当に営業時間内にぽこぽこ放り込んでいます。 するとtodoistのほうも入れた順番通りにならびます。

仕事中

vivaldi でtodoistとtogglをタイリングして常に開いておきます。 タイリング便利ですよーーー。

こんな感じです↓ f:id:shiranuik:20180120220039j:plain

todoistの今日のタスクを粛々と順番通りにこなしていきます。

※GoogleCalendarは別のソフト(Franz)に表示させています。

帰る前に残りのタスクを明日以降に設定。

明日やる作業を明日の日付にします。

後は明日の朝まですべて忘れてしまいましょう。

今のところの不満

不満があるとすると、togglの拡張機能が拡張機能なので「ブラウザでしか連携できない」点、スマホのウィジェットの更新がラグいので、結局アプリを開かないと行けない点の2点が若干不満といえば不満。

togglなので不要になったら使わなければいいやと思いつつ、現在は基本はブラウザで使って、スマホでタイマーのON/OFFは避ける、移動中などパソコンでタイマーをいじらないときにスマホやスマートウォッチでタイマーを起動・終了させるようにしています。

デジタルにしない部分

デジタルはいろんなことを自動でやったりするには便利なんですが、

いかんせん一瞬で忘れちゃうんですよね。apacheのログのごとくほっとかれるんですよ、自分の中で。

なので忘れちゃいけないことはアナログで記録しようかと考え中。

読んだ本のタイトルとか、買ったものと金額とか、無意識に消費してるとこに意識を向けようかなと。 (手で記録を書くのが面倒で早くも挫折しそうです。うまく生活の一部にできるようにこっちも試行錯誤していきます)

あとはやっぱり手で文字や絵を書いたほうが考えがまとまるので、

思考過程を残したい類のものはノートに、

すぐに忘れていい内容や同僚に説明するときはヌーボードに書いています。

説明するときによく使うの↓

CANSAY nu board ヌーボード A4判 NGA403FN08

CANSAY nu board ヌーボード A4判 NGA403FN08

自分用のメモによく使うの↓

欧文印刷 ノート CANSAY nu board A5 SHOTNOTEタイプ White & Grid Edition シルバー

欧文印刷 ノート CANSAY nu board A5 SHOTNOTEタイプ White & Grid Edition シルバー

あと、これも気になっています。

まとめ

これは今の私の状態にはこれが良さそう、というだけなので来年あたりには変わってそうな気がします。

だって、専業主婦してたころはこんなん運用できなかったもん。パソコンの前に始終張り付きっぱなしだからできるんですよ。 また主婦に戻ったり、デジタル機器が行きと帰りのスマホのみになったりしたら、アナログ手帳に戻るかもしれません。

ちなみに手帳で良いなーと思って使っていたのは↓の手帳

ビジネスと生活を100%楽しめる!  陰山手帳2018(茶)

ビジネスと生活を100%楽しめる! 陰山手帳2018(茶)

時間枠の広いバーティカルが好きです(紙面が白くても罪悪感がない←)

延々と続く試行錯誤ですが楽しんで行きたいと思います(小学生感)。